تهتم آداب العمل بشكل أساسي ببناء العلاقات القائمة على المجاملة والتأدب بين رجال الأعمال. الإتيكيت ، وخاصة آداب العمل ، هي وسيلة لتعظيم إمكاناتك من خلال تقديم نفسك بشكل إيجابي.
إن كتابة خطاب عمل ليس مجرد مسألة التعبير عن أفكارك بوضوح. قد يكون للطريقة التي تكتب بها خطابًا والآداب التي تستخدمها تأثيرًا كبيرًا على نجاحك أو فشلك في العمل.
قد يؤدي عدم مراعاة آداب خطاب العمل الصحيحة إلى اعتمادك لهجة غير مناسبة ، مما يتسبب في إساءة أو سوء تفاهم أو عدم وضوح أو غرض وعداء أو توتر العلاقات.
أساس آداب التعامل الجيد مع الرسائل التجارية هو "فكر قبل أن تكتب". يجب أن تفكر في من يتم توجيه الخطاب إليه ، وكيف ولماذا؟ سيؤثر هذا بعد ذلك على الأسلوب والمحتوى والهيكل.
نغطي هنا بعض القضايا الرئيسية المتعلقة بآداب التعامل الجيد:
معالجة الرسالة
تأكد دائمًا من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح. قد يبدو الأمر بسيطًا ، لكنك ستندهش من عدد الأشخاص الذين يفشلون في القيام بذلك. يجب أن يتضمن اسم المستلم الألقاب أو درجات الشرف أو المؤهلات إذا لزم الأمر.
يستخدم الكثير من الناس صيغة "سيدي العزيز / لك بإخلاص" عند مخاطبة المتلقي. على الرغم من أن هذا مقبول للأمور الروتينية ، إلا أنه غير شخصي ولا يجب استخدامه عند التعامل مع من تعرفهم أو استفسارات أو شكاوى. مع هذه يجب اعتماد صيغة "عزيزي السيد ... / لك بصدق".
بمجرد الوصول إلى مستوى معين من الألفة ، لا يعتبر استخدام عبارات مثل "Kind Regards" أو "All the best" في نهاية الرسالة من الآداب السيئة.
سرية
إذا كان محتوى الرسالة حساسًا أو شخصيًا أو سريًا ، فيجب وضع علامة عليه بشكل مناسب. ويكفي تمييز الحرف "بالسرية" في إبراز هذه الحقيقة. إذا كنت تريد فقط قراءة الخطاب من قبل المتلقي دون اعتراض السكرتير أو السلطة الفلسطينية ، فضع علامة عليه كـ "خاص" أو "شخصي" أو "سري للغاية". إذا كنت قد تلقيت مثل هذا الخطاب التجاري ، فمن الأفضل الرد بالمثل والتأكد من أن جميع المراسلات المستقبلية يتم الاحتفاظ بها على هذا المستوى من السرية.
أسلوب
تتطلب آداب خطاب العمل المناسبة استخدام نهج ثابت وواضح ، جنبًا إلى جنب مع اللباقة. كقاعدة عامة ، اهدف إلى إبقاء جميع خطابات العمل رسمية بأسلوبها. حتى عندما يكون المتلقي مألوفًا لك ، يُنصح بالحفاظ على مستوى معين من آداب العمل حيث يمكن للآخرين رؤية الرسالة أو الإشارة إليها من قبل طرف ثالث في المستقبل.
ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب عليك استخدام كلمات طويلة أو غير شائعة للتعبير عن نفسك. هذا يبدو غريبًا فقط ويجعل الرسالة غير قابلة للقراءة. من الأفضل قراءة الرسالة أولاً والتفكير فيما إذا كنت ستخاطب هذا الشخص وجهًا لوجه بنفس الطريقة. إذا لم يكن كذلك ، فأعد كتابته.
يجب توقيع الخطابات شخصيًا. يبدو غير مهني وبارد وكسول إلى حد ما إذا تركت رسالة بدون توقيع. ومع ذلك ، فإن وجود سكرتير أو توقيع للسلطة الفلسطينية نيابة عنك لا يعتبر خرقًا لآداب العمل.
دعابة
يمكن استخدام الفكاهة في خطابات الأعمال ولكن فقط عندما يكون الكاتب إيجابيًا تمامًا ، سيفهم المستلم النكتة أو التورية. من منظور آداب العمل ، قد يكون من الحكمة تجنب الدعابة. هذا لأنه أولاً ، يمكن قراءة الرسالة أثناء أزمة ، أو بعد تلقي أخبار سيئة أو في مناسبة كئيبة. في أي وقت آخر قد تكون الدعابة موضع تقدير ولكن في ظل هذه الظروف قد تأتي بنتائج عكسية بشكل كبير. ثانيًا ، الكلمة المكتوبة عرضة للتفسير الخاطئ. قد تؤخذ ملاحظتك الساخرة أو الساخرة بطريقة خاطئة. ثالثًا ، من الممكن أن يقرأ الخطاب طرف ثالث قد يعتبر الفكاهة غير مناسبة ويتابع شكوى من نوع ما.
الاستجابة
تتطلب آداب خطاب العمل الجيد الرد على الرسائل على الفور أو ضمن إرشادات معينة. يمكن اعتبار هذا عادةً على أنه 5 أيام عمل. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيجب إرسال نوع من الإقرار إما عن طريق الخطاب أو الفاكس أو الهاتف أو البريد الإلكتروني.
استخدم دائمًا الأرقام المرجعية أو اذكر بوضوح الغرض من الرسالة في الجزء العلوي ، على سبيل المثال ، "Re: Business Letter Etiquette Inquiry". هذا يسمح للمستلم بتتبع المراسلات وتعيين رسالتك على الفور في سياق.
عند الرد على النقاط أو الأسئلة ، يجب أن ترد الآداب بنفس الترتيب الذي طُلبت منه.
صراع إدارة
غالبًا ما تكون الرسائل ساحة للنزاعات أو الخلافات. حتى في هذه الظروف ، هناك قواعد لقواعد آداب خطاب العمل التي يجب الالتزام بها.
إذا بدأت النزاع بعد ذلك ، 1) اشرح حالتك واعرضها ببساطة وبشكل واضح إلى الشخص الأنسب ، 2) قدم المعلومات التي قد يطلبها الطرف الآخر للمساعدة في الإجابة على الأسئلة ، 3