استنادًا إلى العديد من طلبات المساعدة والمعلومات المتعلقة برسالة العمل التي أحصل عليها في مواقع الويب الخاصة بالمساعدة في الكتابة ، هناك الكثير من الالتباس حول الأعمال التجارية. الحقيقة هي؛ "خطاب العمل" هو مصطلح عام جدًا يمكن أن يعني واحدًا من العديد من أنواع الحروف المحددة المختلفة.
الكلمات الدالة:
خطاب عمل ، خطابات ، نموذج خطاب ، قالب خطاب ، تنسيق خطاب عمل ، كتابة خطابات ، نموذج خطاب عمل ، أمثلة خطاب عمل ، كتابة خطابات أعمال ، كتابة خطاب عمل
نص المقالة:
حقوق النشر © Shaun R. Fawcett
يستقبل موقعي "المساعدة في الكتابة" على الويب أكثر من مليوني زائر سنويًا يبحثون عن معلومات وقوالب لمساعدتهم في كتابتهم. مع هذا العدد الكبير من الزوار ، أحصل على فكرة دقيقة جدًا عما يبحث عنه الأشخاص بالضبط في طريقة المساعدة في كتابة الرسائل. في الواقع ، يصل عدد كبير من الأشخاص إلى موقعي بناءً على عبارة البحث "خطاب عمل".
الآن ، للوهلة الأولى ، يبدو مصطلح "خطاب العمل" منطقيًا. لكن فقط انتظر دقيقة هنا! ماذا يقصدون بالضبط بعبارة "خطاب العمل"؟ حسنًا ، اتضح أنهم غير متأكدين. ما يتلخص في كثير من الحالات هو أن الشخص الذي يقوم بالبحث متورط في نوع من "الأعمال" (كمالك أو موظف) ويحتاج إلى كتابة نوع من "الخطابات" المتعلقة بأعمالهم. ومن ثم ، فإن عبارة البحث عن "خطاب العمل".
غالبًا ما أتلقى رسائل بريد إلكتروني من أشخاص يسألونني عما إذا كان لدي أي قوالب خطابات عمل ، أو إذا كان بإمكاني كتابة خطاب عمل لهم. لا بد لي دائمًا من الرد عليهم متسائلاً "ما نوع خطاب العمل ، ما هو الغرض المحدد"؟ الحقيقة هي؛ "خطاب العمل" هو مصطلح عام جدًا يمكن أن يعني واحدًا من العديد من أنواع الحروف المحددة المختلفة.
وفقًا لذلك ، سيشرح الجزء المتبقي من هذه المقالة ماهية خطابات العمل بالضبط.
على الرغم من الاستخدام الواسع للبريد الإلكتروني في التجارة اليوم ، لا تزال الرسائل التجارية التقليدية هي الطريقة الرئيسية التي تتواصل بها غالبية الشركات رسميًا مع عملائها والشركات الأخرى.
هذا صحيح بشكل خاص عندما تريد الشركات إضفاء الطابع الرسمي على اتفاق أو تفاهم. حتى الآن ، تعد رسائل البريد الإلكتروني رائعة لجميع الأعمال التحضيرية ، ولكن لا تزال هناك حاجة غالبًا إلى خطاب عمل رسمي "لإتمام الصفقة".
هناك فئتان عامتان من خطابات الأعمال: من شركة إلى شركة ، ومن جهة إلى جهة أخرى.
خطابات الأعمال التجارية
تتم كتابة معظم الرسائل بين الشركات لتأكيد الأمور التي تمت مناقشتها بالفعل بين المسؤولين في الاجتماعات أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني.
هل يمكنك تخيل الرسائل التي يجب أن تذهب ذهابًا وإيابًا لتغطية جميع الأسئلة والإمكانيات التي يمكن تغطيتها في اجتماع مدته ساعة واحدة ، أو مكالمة هاتفية لمدة نصف ساعة ، أو بعض رسائل البريد الإلكتروني السريعة؟
الغرض الرئيسي من خطاب العمل النموذجي هو إضفاء الطابع الرسمي على التفاصيل التي تم التوصل إليها في تلك المناقشات ، وتقديم أي معلومات إضافية تم الاتفاق عليها.
على مر السنين ، تطورت بعض المعايير العامة في عالم الأعمال التي تستخدمها الغالبية العظمى من الشركات في صياغة أعمالها لمراسلات الأعمال. فيما يلي أهم 10 رسائل بين الشركات التي يبحث عنها الأشخاص في مواقع الويب الخاصة بتعليمات الكتابة ، بترتيب الشهرة:
1. رسالة شكر
2. خطاب المقدمة
3. خطاب تغطية
4. خطاب مالي
5. رسالة تسويقية
6. خطاب المبيعات
7. خطاب المشروع
8. خطاب دعوة
9. خطاب الموظف
10. خطاب تهنئة
على الرغم من أن المصطلحات المذكورة أعلاه أكثر تحديدًا من المصطلح العام "خطاب العمل" ، إلا أن هناك أنواعًا متعددة من كل من الأحرف المذكورة أعلاه ، اعتمادًا على الغرض من الحرف. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون "الخطاب المالي" من شركة إلى شركة: خطاب التحصيل ، وخطاب الموافقة على الائتمان ، وخطاب رفض الائتمان ، والفاتورة ، وعرض السعر ، وما إلى ذلك.
الأعمال التجارية إلى رسائل العملاء
هناك العديد من أنواع الرسائل الموجهة من العميل إلى العميل. وهي تشمل: رسائل المبيعات والتسويق ، وخطابات المعلومات ، وخطابات إقرار الطلب ، وخطابات حالة الطلب ، وخطابات التحصيل ، وغيرها.
كما هو الحال مع الرسائل من شركة إلى أخرى ، تطورت على مر السنين معايير عامة معينة في عالم الأعمال التي تستخدمها الغالبية العظمى من الشركات في صياغة الرسائل إلى العملاء الحاليين والمحتملين.
بالطبع ، الذهاب في الاتجاه الآخر هو رسائل من عميل إلى شركة. وتشمل هذه: خطابات الطلب ، وخطابات الاستعلام عن حالة الطلب ، وخطابات الشكوى ، وغيرها.
نظرًا لأن هذه خطابات أنشأها العميل ، فلا يوجد توقع معين بأنها تتبع أي معيار معين لكتابة الرسائل. عادة ، يتم التعامل معها تمامًا مثل أي جزء آخر من المراسلات الشخصية.
فيما يلي أهم 10 رسائل من شركة إلى عميل يبحث عنها الأشخاص في مواقع الويب الخاصة بتعليمات الكتابة ، بترتيب شعبيتها:
1. خطاب تغطية
2. خطاب علاقات العملاء
3. خطاب مالي
4. خطاب الاعتماد
5. خطاب المقدمة
6. خطاب حالة الطلب
7. خطاب المبيعات
8. رسالة تسويقية
9. اعلان لايت