إذا قمت في أي وقت بصياغة خطابات ، أو أي مستندات أخرى يكون الإيجاز فيها أمرًا مهمًا ، فأنت تريد أن تولي اهتمامًا وثيقًا لهذه "الحيل التجارية" العملية الصغيرة.
الكلمات الدالة:
خطاب عمل ، خطابات ، نموذج خطاب ، قالب خطاب ، تنسيق خطاب عمل ، كتابة خطابات ، نموذج خطاب عمل ، أمثلة خطاب عمل ، كتابة خطابات أعمال ، كتابة خطاب عمل
نص المقالة:
حقوق النشر © Shaun R. Fawcett
إذا قمت في أي وقت بصياغة خطابات ، أو أي مستندات أخرى يكون الإيجاز فيها أمرًا مهمًا ، فأنت تريد أن تولي اهتمامًا وثيقًا لهذه "الحيل التجارية" العملية الصغيرة.
ما يلي هو مقتطف مختصر من فصل قمت بتضمينه في مجموعتين من مجموعات أدوات الكتابة الخاصة بي.
---------------
أي شخص قرأ أيًا من مقالاتي حول موضوع كتابة الخطابات أو استئناف الكتابة سيعرف مدى أهمية تقليل عدد الصفحات إلى الحد الأدنى ، ويفضل قصرها على صفحة واحدة كلما أمكن ذلك.
ونعلم جميعًا كيف تبدو مبتذلة عندما نضع اللمسات الأخيرة على حرف وتفيض على الصفحة الثانية بسطر واحد أو سطرين. غير محترف للغاية!
لذلك ، هناك عدد من الحيل الصغيرة المفيدة التي استخدمتها على مر السنين والتي ستساعد في "ضغط" حرف أو مستند آخر في صفحة واحدة دون أن يلاحظه القارئ العادي. يمكن تطبيق هذه الحيل باستخدام أي برنامج قياسي لمعالجة النصوص.
لست متأكدًا مما إذا كان أحد الأشخاص الأصوليين في مدرسة سكرتارية سيوافق على بعض أساليبي لأنها قد تنحرف عن معايير فنية معينة ، لكنني استخدمتها مئات المرات ولم يكن أحد أكثر حكمة من أي وقت مضى. النقطة الأساسية هي أنني تمكنت من الاحتفاظ بحرف على صفحة واحدة عندما فاض الإصدار الأول ببضعة أسطر في الصفحة الثانية.
فيما يلي "نصائح ضغط الصفحة" الخاصة بي ، مدرجة بالترتيب الذي أقترح أن تقوم بتطبيقها به:
1. حرك كلا من الهامش الأيمن والأيسر نحو 1/4 بوصة أقرب إلى حافة الصفحة.
2. حرك الهوامش العلوية والسفلية للخارج بمقدار 1/4 بوصة بالقرب من حافة الصفحة.
3. قم بتحرير كلمة أو كلمتين من "الفائض". ما أعنيه هنا هو هذا: بعد صياغة الخطاب ، ألق نظرة فاحصة على كل فقرة. انظر إذا كان هناك أي جملة نهائية "تفيض" على سطر إضافي من أجل كلمة واحدة. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بإجراء تعديل طفيف أو اثنين في الفقرة يختصرها قليلاً حتى لا تتدفق الكلمة الأخيرة أو كلمتين على السطر التالي. باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك غالبًا الحصول على سطرين أو ثلاثة سطرين إضافيين في حرف من صفحة واحدة.
4. اضبط تباعد الأسطر على الصفحة. يمكنك الحصول على مساحة كبيرة على الصفحة عن طريق ضبط تباعد الأسطر في النص. على سبيل المثال ، إذا تم تعيين تباعد الأسطر الافتراضي على "مفرد" عند 12 نقطة ، فحاول تعيينه على "بالضبط" عند 12 نقطة إذا كان حجم الخط الخاص بك هو 12. إذا لم يتم ذلك ، فجرّب "بالضبط" عند "11 نقطة ". غالبًا ما يتعين عليك تجربة بعض الشيء مع هذا للحصول على المظهر الصحيح تمامًا.
5. كحل أخير ، حاول تقليل حجم الخط بمقدار نقطة واحدة ، لنقل من 12 إلى 11 نقطة.
6. إذا كان لا يزال غير مناسب ، فهناك شيء أخير يمكنك تجربته إذا كنت كاتب الرسالة. ارجع وقم بتحريره مرة أخرى. ابحث عن الأفكار والعبارات الزائدة عن الحاجة ، أو تلك التي يمكن دمجها في جملة واحدة بدلاً من جملتين. هل كل كلمة وعبارة ضرورية للغاية لرسالتك؟ ستندهش من التوفير في المساحة الذي يمكن أن ينتج عن هذه العملية.
كما قلت سابقًا ، جرب الطرق المذكورة أعلاه بالتسلسل ، واحدًا تلو الآخر ، والتحقق في كل مرة لمعرفة ما إذا كان التغيير الأخير قد أدى إلى الحيلة بالنسبة لك.
ماذا يحدث إذا كان لا يزال غير مناسب؟
الآن ، إذا كنت قد استخدمت جميع الحيل المذكورة أعلاه وما زلت لا تستطيع الحصول على الحرف ليلائم صفحة واحدة ، فقد حان الوقت للاعتراف بأن لديك صفحتان حقيقيتان. في هذه الحالة ، يجب أن تفكر بعد ذلك في "عكس" بعض حيل الضغط التي قمت بتطبيقها عندما حاولت "ضغط" الحرف ، ثم التركيز على إنشاء صفحة ثانية متوازنة المظهر.
لا يوجد شيء أسوأ من ظهور حرف به جملة أو اثنتين من الصفحة الثانية! لذا في هذه الحالة ، قد ترغب في "تمديد" الحرف قليلاً.
في كثير من الأحيان ، في هذه المرحلة ، أقوم بالفعل بزيادة تباعد الأسطر وتقليل الهوامش بشكل طفيف بحيث يكون هناك تجاوز بحجم مناسب على الصفحة الثانية.
على سبيل المثال ، حاول عكس الخطوات 1 و 2 و 4 أعلاه. لذا بدلاً من تقليل الهوامش العلوية والسفلية والجانبية في الصفحة الأولى ، حاول زيادتها بمقدار 1/4 بوصة في كل مكان. ثم قم بزيادة حجم النقطة ومعرفة ما إذا كان ذلك يساعد. من الناحية المثالية ، حاول أن تجعل الصفحة تنكسر بشكل واضح عند فاصل فقرة ، من أجل انتقال لطيف من صفحة إلى صفحة.
مرة أخرى ، لقد استخدمت حيل "الضغط" الصغيرة هذه آلاف المرات ، ولم يقم أحد بسحب حاكمه ووبخني لعدم دقيقي.
الشيء المهم هو أن ينتهي بك الأمر بحرف "ذو مظهر" احترافي.
في الواقع ، إذا أجريت فحصًا تفصيليًا للغاية للقوالب الواقعية المضمنة في أي من مجموعات أدوات الكتابة الخاصة بي ، فستجد أنني قد استخدمت واحدة